開餐廳生存戰:為什麼要跟員工開會?


「溝通」一直是各個企業的痛,如果很頻繁就會很花時間,有效率的制式又似乎達不到效果,總在「有效」和「時間」中拉扯,甚至常常花了時間也不一定有效,有溝沒有通,著實令大家都很煩惱,我的老朋友張老闆也不例外。

一天已經晚上十點多了,老張突然打來:「哥,我真的受不了了,你現在有空可以跟我聊聊店裡的事嗎?」,我滿心詫異,因為老張開店也不是一兩天,開店三年也有兩間店穩定經營,再加上一直是餐飲背景,總以為很順利,「這次聖誕節活動剛結束,結完帳才發現,不僅沒有因為節慶活動業績上漲,反而還下滑」張老闆說,「那是活動訂得不吸引人嗎?」我接著問,「不是阿哥,是我發現員工根本不想推,其實一直有發生這個情況,但之前不會到下滑,只是沒有預期漲這麼多,這次聖誕節我還千叮嚀、萬囑咐,結果反而下滑,真的是不知道怎麼辦才來煩你了」語氣中不難發現老張有多沮喪,先安慰他後,我接著問:「老張,你都怎麼跟員工說要推活動啊?」,「貼公告然後有見到就會問知不知道要推活動啊,怎麼了嗎?」老張聽起來很理所當然,但聽在我耳裡卻嚇了一跳:「所以你平常沒有在和夥伴開會?」老張沈默不語,我就知道答案了。

為什麼要跟夥伴開會?

想起老張一開始開義大利麵店,從不到十坪的小店,到兩間店,從員工只有自己和老婆,到現在快三十個夥伴,難怪會覺得吃力,我直白地告訴老張,在展店之後就不能像以前一樣,利用口耳相傳的方式公告事情,沒有正式宣達的會議,夥伴就不會了解事情的重要性,更不會在意,甚至心中更會產生「為什麼要這麼麻煩?」,而有的時候,夥伴們不是不想做,而是在原本已經忙碌的工作中,本來就很難分神多想,基本上能多草率就多草率,一個人不執行,漸漸大家也都不會做,當然當老闆的人也會很沮喪,明明有說大家卻不做,因此越來越失望和不耐煩,口氣也會變得嚴厲,這樣惡性循環不但事情永遠做不好,也會失去夥伴們的信任感,最後導致人員流動率變得很高。

老張聽完我的話,想想也覺得有道理,連聲道謝後說半年之後再跟我報告進度,半年後我順道到老張的店,還沒進到休息室就聽到有夥伴說:「欸,等一下要開會喔」,哀嚎聲四起:「又開?每次都開很久」、「小聲點拉,等等被聽到」,轉身我就去找了老張:「你固定開會後,是不是還是沒什麼成效?」,老張驚訝的問我怎麼知道的,我笑了笑沒回答他,只跟他說下一次會議我來幫你開吧。

不但要「固定開會」,還要「會」開會

還記得那天,平常都身穿正裝襯衫的我,特別換上淺藍色的 POLO 衫,為了不讓大家覺得有距離感。到了老張的店,員工們在門口很有禮貌地打了招呼,60 分鐘後的會議結束後,所有人臉上展開燦爛的笑容與我揮手道別。之後我到了店長室,老張興奮的告訴我:「今天是我有史以來看過員工們講最多話的一次,而且大家特別有向心力!」我問了老張怎麼想,他覺得可能因為有外人在,所以大家特別活絡。我大笑三聲:「誤會真大了!我可不是什麼劉德華、金城武,哪有這樣的影響力?」

整場會議我只問了所有夥伴三個問題,分別是「你覺得什麼是工作?」「你覺得什麼是公司?」「你覺得什麼是品牌?」。這是讓會議每個人「多話」的關鍵。你一定覺得是我在引導他們發言,但其實我根本就只是旁邊附和的角色。最後是員工們自己帶動氣氛,因為這三個問題全部圍繞在他們工作本身,團隊裡一定會有人能介紹出品牌,也一定有人能對工作下定義,讓他們用自己的語言表達,自己人帶動自己人,漸漸的氣氛就對了,在場的每個人最少都回答了一個問題,藉此不只活絡氣氛也能聽到員工的心聲,得到真實的回饋。

當然開會不是每次都會問到這麼大的問題,但重點是要讓夥伴們有參與感,而不是老闆或管理層自說自話,當大家覺得自己在會議上能貢獻,每個人的心情和參與度當然都會變好,下面就來跟大家簡單舉列一下開會的注意事項。

開一場有用又有效率的餐廳會議

開會是一場溝通的接力賽,不是開會的當下才重要,總共要分成會議前、會議中、會議後,以下條列式讓大家能更明瞭:

會議前

  1. 公布會議時間:
    為了讓所有正職、兼職夥伴都能參與,最好是每次都固定的時間,讓大家能提前排開事情。
  2. 佈達開會事項:
    條列式的告知大家下次會議討論的內容,不但可以快速閱覽,也可以讓大家提前思考,在會議上才會有更多發言。

會議中

  1. 規定討論時間:
    明確訂出每個主題的限制討論時間,不超時才不會偏離,若會議時間開始冗長了,也要確保主席有能力把會議拉回核心。
  2. 會議記錄:
    清楚地記下每件討論的事項、每個人的想法,不管是既定討論或是新提案的都要詳細記錄,且每次負責人要輪流更換,讓大家更有參與感也不會為此工作感到厭煩。
  3. 讓所有人都要參與:
    主席要能照顧到所有人,適時的點名一些較不常主動發言的員工,引誘回答像是:「覺得還有其他地方要補充嗎?」「剛剛的提案你覺的怎麼樣?」,讓少發言的員工不有壓力,能說出自己的想法。
  4. 作結論:
    每個討論都要有結論,還要再想想的也要明訂出什麼時間再討論,沒有結論的會議是沒有意義的,也會讓大家以後不想參與了。

會議後

  1. 公告會議結論和紀錄:
    負責人員要在會後簡化文字,條列式地給出會議中的結論,另外附上會議記錄,但紀錄不是對話紀錄,也要簡單扼要才能讓大家能在短時間更有效率閱讀。
  2. 落實簽名:
    就像還是學生一樣,上完課做了筆記,回家還是得複習才會記得,所以在會議的最末張可以放個簽名板,規定閱畢的時間,讓每個人都簽到。
  3. 集結會議資料:
    每次的會議結論和紀錄都要依照時間排序保存,最好是有統一資料夾放置,未來翻看或是抓資料會最省時間,也能在檢討活動成效時翻看過往紀錄。

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氣氛好,工作才會好;工作好,餐廳才會好

餐廳定期且有效率的開會很重要,可以大幅減少內部溝通成本,而在過程中可以得到回饋與員工雙向溝通,更能讓老闆們舉辦的活動順利執行,在活動結束後也要在會議上告知成效,藉此能讓員工有成就感,看到自己的努力,向心力也會越來越好,希望大家能因為透過餐廳開會讓店裡的氣氛越來越好!活動執行的成效也越來越佳!

 

蔡柏鋒 顧問

大家好,我是柏鋒,從事餐飲執業與輔導超過15年了,不論是小餐廳還是連鎖店都有許多經營與輔導經驗。
這次與「就愛開餐廳」合作這個專欄,是希望藉由自身經驗幫助到大家,
如果您在餐廳經營管理的方面有任何問題,歡迎先看看我的文章,期待能幫上您的忙。

現任:體機有整合行銷顧問有限公司 -總經理

專長:
1.企業經營管理輔導
2.加盟連鎖品牌規劃
3.門市營運管理
4.客製化制度輔導
蔡柏鋒 顧問

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