「溝通」一直是各個企業的痛，如果很頻繁就會很花時間，有效率的制式又似乎達不到效果，總在「有效」和「時間」中拉扯，甚至常常花了時間也不一定有效，有溝沒有通，著實令大家都很煩惱，我的老朋友張老闆也不例外。
一天已經晚上十點多了，老張突然打來：「哥，我真的受不了了，你現在有空可以跟我聊聊店裡的事嗎？」，我滿心詫異，因為老張開店也不是一兩天，開店三年也有兩間店穩定經營，再加上一直是餐飲背景，總以為很順利，「這次聖誕節活動剛結束，結完帳才發現，不僅沒有因為節慶活動業績上漲，反而還下滑」張老闆說，「那是活動訂得不吸引人嗎？」我接著問，「不是阿哥，是我發現員工根本不想推，其實一直有發生這個情況，但之前不會到下滑，只是沒有預期漲這麼多，這次聖誕節我還千叮嚀、萬囑咐，結果反而下滑，真的是不知道怎麼辦才來煩你了」語氣中不難發現老張有多沮喪，先安慰他後，我接著問：「老張，你都怎麼跟員工說要推活動啊？」，「貼公告然後有見到就會問知不知道要推活動啊，怎麼了嗎？」老張聽起來很理所當然，但聽在我耳裡卻嚇了一跳：「所以你平常沒有在和夥伴開會？」老張沈默不語，我就知道答案了。
為什麼要跟夥伴開會？
想起老張一開始開義大利麵店，從不到十坪的小店，到兩間店，從員工只有自己和老婆，到現在快三十個夥伴，難怪會覺得吃力，我直白地告訴老張，在展店之後就不能像以前一樣，利用口耳相傳的方式公告事情，沒有正式宣達的會議，夥伴就不會了解事情的重要性，更不會在意，甚至心中更會產生「為什麼要這麼麻煩？」，而有的時候，夥伴們不是不想做，而是在原本已經忙碌的工作中，本來就很難分神多想，基本上能多草率就多草率，一個人不執行，漸漸大家也都不會做，當然當老闆的人也會很沮喪，明明有說大家卻不做，因此越來越失望和不耐煩，口氣也會變得嚴厲，這樣惡性循環不但事情永遠做不好，也會失去夥伴們的信任感，最後導致人員流動率變得很高。
老張聽完我的話，想想也覺得有道理，連聲道謝後說半年之後再跟我報告進度，半年後我順道到老張的店，還沒進到休息室就聽到有夥伴說：「欸，等一下要開會喔」，哀嚎聲四起：「又開？每次都開很久」、「小聲點拉，等等被聽到」，轉身我就去找了老張：「你固定開會後，是不是還是沒什麼成效？」，老張驚訝的問我怎麼知道的，我笑了笑沒回答他，只跟他說下一次會議我來幫你開吧。
不但要「固定開會」，還要「會」開會
還記得那天，平常都身穿正裝襯衫的我，特別換上淺藍色的 POLO 衫，為了不讓大家覺得有距離感。到了老張的店，員工們在門口很有禮貌地打了招呼，60 分鐘後的會議結束後，所有人臉上展開燦爛的笑容與我揮手道別。之後我到了店長室，老張興奮的告訴我：「今天是我有史以來看過員工們講最多話的一次，而且大家特別有向心力！」我問了老張怎麼想，他覺得可能因為有外人在，所以大家特別活絡。我大笑三聲：「誤會真大了！我可不是什麼劉德華、金城武，哪有這樣的影響力？」
整場會議我只問了所有夥伴三個問題，分別是「你覺得什麼是工作？」「你覺得什麼是公司？」「你覺得什麼是品牌？」。這是讓會議每個人「多話」的關鍵。你一定覺得是我在引導他們發言，但其實我根本就只是旁邊附和的角色。最後是員工們自己帶動氣氛，因為這三個問題全部圍繞在他們工作本身，團隊裡一定會有人能介紹出品牌，也一定有人能對工作下定義，讓他們用自己的語言表達，自己人帶動自己人，漸漸的氣氛就對了，在場的每個人最少都回答了一個問題，藉此不只活絡氣氛也能聽到員工的心聲，得到真實的回饋。
當然開會不是每次都會問到這麼大的問題，但重點是要讓夥伴們有參與感，而不是老闆或管理層自說自話，當大家覺得自己在會議上能貢獻，每個人的心情和參與度當然都會變好，下面就來跟大家簡單舉列一下開會的注意事項。
開一場有用又有效率的餐廳會議
開會是一場溝通的接力賽，不是開會的當下才重要，總共要分成會議前、會議中、會議後，以下條列式讓大家能更明瞭：
會議前
- 公布會議時間：
為了讓所有正職、兼職夥伴都能參與，最好是每次都固定的時間，讓大家能提前排開事情。 - 佈達開會事項：
條列式的告知大家下次會議討論的內容，不但可以快速閱覽，也可以讓大家提前思考，在會議上才會有更多發言。
會議中
- 規定討論時間：
明確訂出每個主題的限制討論時間，不超時才不會偏離，若會議時間開始冗長了，也要確保主席有能力把會議拉回核心。 - 會議記錄：
清楚地記下每件討論的事項、每個人的想法，不管是既定討論或是新提案的都要詳細記錄，且每次負責人要輪流更換，讓大家更有參與感也不會為此工作感到厭煩。 - 讓所有人都要參與：
主席要能照顧到所有人，適時的點名一些較不常主動發言的員工，引誘回答像是：「覺得還有其他地方要補充嗎？」「剛剛的提案你覺的怎麼樣？」，讓少發言的員工不有壓力，能說出自己的想法。 - 作結論：
每個討論都要有結論，還要再想想的也要明訂出什麼時間再討論，沒有結論的會議是沒有意義的，也會讓大家以後不想參與了。
會議後
- 公告會議結論和紀錄：
負責人員要在會後簡化文字，條列式地給出會議中的結論，另外附上會議記錄，但紀錄不是對話紀錄，也要簡單扼要才能讓大家能在短時間更有效率閱讀。 - 落實簽名：
就像還是學生一樣，上完課做了筆記，回家還是得複習才會記得，所以在會議的最末張可以放個簽名板，規定閱畢的時間，讓每個人都簽到。 - 集結會議資料：
每次的會議結論和紀錄都要依照時間排序保存，最好是有統一資料夾放置，未來翻看或是抓資料會最省時間，也能在檢討活動成效時翻看過往紀錄。
氣氛好，工作才會好；工作好，餐廳才會好
餐廳定期且有效率的開會很重要，可以大幅減少內部溝通成本，而在過程中可以得到回饋與員工雙向溝通，更能讓老闆們舉辦的活動順利執行，在活動結束後也要在會議上告知成效，藉此能讓員工有成就感，看到自己的努力，向心力也會越來越好，希望大家能因為透過餐廳開會讓店裡的氣氛越來越好！活動執行的成效也越來越佳！
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